Një kërkesë e dobishme e Ballkanit DMC ndihmon një ekip vendas të kuptojë udhëtimin që dëshironi të shisni, njerëzit që e bëjnë atë dhe vendimet që duhet të merren ende. Nuk ka nevojë të jetë një broshurë e lëmuar. Një faqe e qartë e fakteve mund të jetë më e dobishme sesa një itinerar tërheqës që mungojnë kohët e fluturimit, llojet e dhomave ose pritjet e vakteve. Qëllimi është t'i japë Agjencisë së Udhëtimit BED informacion të mjaftueshëm për të diskutuar një program realist dhe për të kërkuar shërbime që i përshtaten klientëve tuaj.
Kjo listë kontrolli është për agjencitë e udhëtimit, operatorët turistikë dhe organizatorët e grupeve që përgatisin një kërkesë rajonale. Mund të mbështesë një qark të kohës së lirë në shumë vende, një program nisjeje private ose një program kompanie, me detaje shtesë të ngjarjeve aty ku nevojitet. Ju mund të dërgoni një skicë të hershme përpara se çdo fakt të jetë përfundimtar. Etiketoni qartë vlerësimet, identifikoni pasiguritë e rëndësishme dhe shpjegoni se kush do të marrë vendimet. Kjo e bën procesin e propozimit më të dobishëm sesa të kërkosh një çmim pa thënë se çfarë duhet të arrijë marrëveshja.
Shpjegoni se cilët janë udhëtarët
Filloni me profilin e grupit, jo thjesht me numrin e pasagjerëve. A janë të ftuarit një shoqatë kulturore, familje, një ekip kompanie, një grup studentësh shkolle apo klientë individualë që i bashkohen një nisjeje të organizuar? Jepni një gamë të përafërt të moshës kur ajo ndikon në ritmin dhe shpjegoni çdo interes të përbashkët. Një grup i përqendruar në trashëgimi mund të kërkojë udhëzime më të thella; një grup pushuesish mund të vlerësojë mbrëmjet e lira dhe bazat e rehatshme. Këto prioritete ndikojnë në zgjedhjen e rrugës dhe hotelit përpara se të zgjidhen atraksionet individuale.
Identifikoni organizatorin kryesor dhe kanalin e komunikimit
Siguroni një kontakt të qartë për vendimet, me një tregues se kush merret me shitjen, informacionin e pjesëmarrësve dhe komunikimin gjatë turneut. Nëse një kompani tjetër ofron një pjesë të programit, përshkruani atë ndarje të përgjegjësisë herët. BED duhet të dijë nëse po koordinon paketën e plotë të shërbimeve në destinacion apo komponentët e zgjedhur. Një kërkesë aktuale dhe një kanal i rënë dakord për përditësime reduktojnë udhëzimet konfliktuale, veçanërisht kur itinerari lëviz nëpër disa vende dhe ekipe furnizuese.
Jepni datat, fleksibilitetin dhe numrin real të netëve
Tregoni datat e preferuara të mbërritjes dhe nisjes, ose një dritare udhëtimi nëse grupi është fleksibël. Shpjegoni nëse keni parasysh shtatë ditë kalendarike, shtatë netë hoteli ose shtatë ditë të plota vizitash. Këto janë kërkesa të ndryshme. Shënoni çdo datë fikse të ngjarjes, festën e shkollës ose fluturimin e rezervuar tashmë. Nëse dëshironi opsione alternative të datave, identifikoni gamën që mund të përdorni vërtet në mënyrë që ekipi lokal të mos harxhojë kohë duke kërkuar inventar për javë që nuk mund të funksionojnë.
Sezoni ndikon shumë më tepër se temperatura. Modeli i kërkesës për hotele, ditët e funksionimit, dritat e ditës dhe opsionet e aktivitetit në natyrë mund të ndryshojnë gjatë vitit. Një program i ndërtuar rreth shërbimeve të varkave verore mund të ketë nevojë për një strukturë të ndryshme në dimër. Tregojini BED nëse noti, një festival i veçantë ose një aktivitet në natyrë është thelbësor dhe konfirmoni datën e çdo ngjarjeje përmes organizatorit të tij. Udhëzues sezonal i Adriatikut është një pikënisje e dobishme kur kërkesa përfshin Kroacinë ose Malin e Zi.
Përfshi informacionin e mbërritjes dhe nisjes
Nëse rezervohen fluturimet, jepni aeroportet dhe oraret lokale të mbërritjes dhe nisjes, me detaje të veçanta për grupe të ndryshme fluturimi. Nëse fluturimet nuk rezervohen, jepni aeroportet që po shqyrtoni dhe pyesni se si ndikojnë ato në itinerarin. Fillimi në një vend dhe përfundimi në një tjetër mund të zvogëlojë kthimin prapa, por duhet të merren parasysh rregullimet e automjetit dhe transferimi përfundimtar. Shmangni supozimin se fluturimi më i lirë prodhon programin total më të lirë ose më të rehatshëm.
Specifikoni madhësinë e grupit dhe ndarjen sipas llojeve të dhomave
Jepni një numër të pritur të pjesëmarrësve dhe një gamë realiste nëse numrat janë ende në zhvillim. Më pas ndani llojet e dhomave: binjake, dyshe, teke, dhoma familjare dhe çdo akomodim i aksesueshëm që nevojitet. Përmendni dhoma për udhëheqësin e turneut ose stafin tjetër shoqërues. Një numër pjesëmarrësish pa këtë ndarje mund të çojë në supozime mashtruese të hotelit. Ekipi lokal duhet të kuptojë sa njerëz po udhëtojnë dhe si duhet të akomodohen përpara se të kërkojnë një grup opsionesh të dobishme.
Përcaktoni se si do të menaxhohen ndryshimet
Thoni kur prisni numrin përfundimtar të pjesëmarrësve dhe listën e dhomave dhe pyesni se cilat afate të furnizuesve ndikojnë në ato vendime. Nëse grupi varet nga një numër minimal pjesëmarrësish, shpjegoni këtë operatorit lokal në vend që ta paraqisni udhëtimin siç është konfirmuar tashmë. Pyet se si do të trajtohen reduktimet, dhomat shtesë dhe ndryshimet e emrave sipas kushteve të propozuara. Objektivi është që kushtet të jenë të dukshme derisa vendimet janë ende të mundshme, jo të supozohet se çdo ndryshim do të jetë i lirë.
Përshkruani rrugën dhe renditni prioritetet
Rendisni vendet ose qytetet që dëshironi të përfshini, më pas dalloni vizitat thelbësore nga idetë që jeni të hapur për të ndryshuar. Shpjegoni pse udhëtimi ka rëndësi për mysafirët tuaj. Nëse Ohri, një qëndrim dalmat ose një vend i veçantë i trashëgimisë është tërheqja kryesore, jepini kohën e duhur. Një listë e çdo momenti kryesor rajonal mund të krijojë një program të dominuar nga transfertat. BED mund të diskutojë se çfarë përshtatet, çfarë ka nevojë për netë shtesë dhe cilat alternativa mund t'i shërbejnë më mirë grupit.
Një draft i planit të përditshëm është i dobishëm nëse keni një të tillë. Përfshini vendndodhjet gjatë natës dhe identifikoni supozimet pas ditëve të transferimit. itinerari dhjetëditor i grupit ballkanik ynë tregon se si një skicë mund t'i shpërndajë qartë netët. Për një kërkesë bregdetare, Guida e planifikimit të turneut në grup në Adriatikun ndihmon në krahasimin e zgjedhjeve bazë. Përdorni këto si ndihmë informuese në vend që të trajtoni një mostër të publikuar si një produkt të konfirmuar me një çmim fiks.
Përcaktoni pritjet e akomodimit përtej kategorive të yjeve
Tregoni standardin e preferuar të hotelit dhe shpjegoni se çfarë ka rëndësi në praktikë: vendndodhja qendrore, aksesi i lehtë i autobusit, dhomat e qeta, ambientet e ushqimit ose një shëtitje më e shkurtër deri në pamjet. Nëse grupi ka përdorur një pronë që i pëlqeu, shpjegoni veçoritë e dobishme në vend që të kërkoni një përputhje të saktë në çdo vend. Kategoritë e yjeve nuk i përgjigjen çdo pyetjeje në lidhje me madhësinë, vendndodhjen ose përshtatshmërinë e dhomës. Një informim i mirë i përkthen pritjet e mysafirëve në detaje që hotelet lokale mund t'i konfirmojnë.
Pyesni se si do të paraqiten alternativat e propozuara. Ju mund të dëshironi një opsion të preferuar dhe një kthim të përshkruar qartë nëse disponueshmëria ndryshon. Dalloni një hotel tregues në një citat të hershëm nga një pronë e konfirmuar për grupin. Kërkoni informacion praktik të aksesit kur të ftuarit kanë lëvizshmëri të kufizuar ose kur itinerari përfshin një qendër historike. Hoteli i duhur është ai që mbështet të gjithë programin, jo thjesht një adresë që duket afër atraksioneve në hartë.
Përcaktoni nevojat për guida, transport dhe ushqim
Për guidat, specifikoni gjuhën, llojin e vizitës dhe nëse një drejtues turne e shoqëron udhëtimin e plotë. Pyetni se cilat shërbime lokale kërkohen në vende ose destinacione individuale. Për transport, jepni së bashku informacionin e pasagjerëve dhe bagazheve, çdo nevojë për lëvizshmëri dhe shtetet e plota në itinerar. Ofruesi duhet të konfirmojë masat e zbatueshme të funksionimit. Artikulli i planifikimit të udhëtimit me autobus ynë shpjegon se si automjeti, qasja dhe vendimet e kohës së përditshme përshtaten së bashku për një grup më të madh.
Për vaktet, thoni nëse dëshironi vetëm mëngjes, darka të përzgjedhura në grup ose një plan më të gjerë të përfshirë. Identifikoni kërkesat e rëndësishme dietike dhe alergjitë herët. Shpjegoni nëse pijet, dreka dhe aktivitetet e mbrëmjes duhet të përfshihen apo të lihen për zgjedhje individuale. Një agjenci nuk mund të krahasojë me saktësi dy oferta nëse njëra përfshin darka të organizuara dhe tjetra supozon se të ftuarit paguajnë në mënyrë të pavarur. Një kërkesë e qartë e vakteve gjithashtu i ndihmon restorantet të planifikojnë uljen dhe shërbimin brenda orarit aktual të turneut.
Ndani një tregues buxheti dhe një bazë krahasimi
Një tregues i dobishëm buxheti ndihmon ekipin lokal të eksplorojë opsionet e duhura. Tregoni monedhën, nëse shifra është për person apo për të gjithë grupin dhe nëse përfshin fluturimet. Shpjegoni ndarjen e supozuar të dhomës dhe shërbimet që duhet të përshtaten brenda saj. Nëse nuk keni ende një buxhet të fortë, identifikoni nivelin e hotelit dhe balancën që preferoni midis aktiviteteve të përfshira dhe kohës së lirë. BED më pas mund të diskutojë zgjedhje praktike në vend që të hamendësojë atë që klientët tuaj e konsiderojnë të pranueshme.
Krahasoni propozimet mbi të njëjtën bazë. Rishikoni akomodimin, ushqimin, transfertat, udhëzimet, pranimet dhe elementet opsionale si dhe totalin. Pyesni për kushtet për ndryshime dhe çdo disponueshmëri të jashtëzakonshme. Marrëveshjet tregtare si çmimi i partnerit ose prezantimi i dokumenteve duhet të kërkohen në mënyrë eksplicite dhe të konfirmohen në propozim; ato nuk duhet të supozohen vetëm nga termi DMC. Mbani një version aktual të fushëveprimit të rënë dakord në mënyrë që rishikimet e mëvonshme të jenë të lehta për t'u vlerësuar.
Përmend aksesueshmërinë, privatësinë dhe kërkesat e veçanta
Tregojini operatorit për nevojat e aksesit që ndikojnë në rrugët e ecjes, automjetet ose dhomat përpara se të zgjidhen shërbimet. Përfshini kërkesat dietike ose të tjera praktike të lidhura me programin, duke ndarë të dhënat personale vetëm kur është e nevojshme për rezervimin. Një përshkrim i gjerë mund të jetë i mjaftueshëm për fizibilitetin e hershëm, me informacion individual të ofruar më vonë përmes një procesi të rënë dakord. Qëllimi është që udhëtimi të bëhet i përshtatshëm duke shmangur qarkullimin e panevojshëm të të dhënave të ndjeshme të pjesëmarrësve.
Për grupet e korporatave, shtoni strukturën e dhomës së mbledhjeve, pajisjet, oraret e sesioneve dhe qëllimin e çdo aktiviteti nxitës. Për një festë private, shpjegoni nëse një vend, një darkë e organizuar ose një marrëveshje specifike ka rëndësi. Për një turne të specializuar, identifikoni ekspertizën e kërkuar nga guidat. Këto janë kërkesa të ndryshme operacionale, edhe nëse itinerari gjatë natës është i ngjashëm. Udhëzuesi MICE i Maqedonisë së Veriut ofron shembuj të pyetjeve shtesë të bashkangjitura në një program eventi.
Si ta strukturoni kërkesën tuaj për ofertë
Filloni mesazhin me qëllimin e udhëtimit dhe datat e udhëtimit. Ndiqni me madhësinë e pritur të grupit dhe ndarjen sipas llojeve të dhomave, opsionet e mbërritjes dhe nisjes, itinerarin e preferuar, pritjet e hotelit dhe gjuhën e guidës. Më pas përshkruani vaktet, vizitat e rëndësishme, nevojat për akses dhe bazën e buxhetit. Përfundoni duke thënë se cilat vendime janë fikse, ku jeni fleksibël dhe kur duhet të zgjidhni programin. Bashkangjitni draftin e itinerarit nëse është i disponueshëm dhe emëroni personin që do të konsolidojë komentet.
Çfarë ndodh pas propozimit të parë
Lexoni propozimin kundrejt prioriteteve tuaja origjinale dhe dërgoni komente të konsoliduara. Identifikoni ndryshimet që kanë më shumë rëndësi në vend që të lëshoni disa versione të veçanta përmes kontakteve të ndryshme. Nëse koha e fluturimit ose numrat ndryshojnë, përditësoni ato fakte në mënyrë eksplicite. Pasi të bien dakord për shërbimet dhe kushtet e zgjedhura, programi mund të vazhdojë përmes konfirmimit të furnizuesit. Para nisjes, organizatori duhet të ketë itinerarin aktual, kontaktet thelbësore dhe informacionin praktik që përputhet me marrëveshjen përfundimtare.
BED Balkan DMC dhe faqja e operatorit turistik lokal kryesore shpjegon rolin e partnerit lokal gjatë gjithë këtij procesi. Përdorni formularin e kontaktit për një kërkesë të strukturuar, ose filloni me telefon ose WhatsApp kur duhet të diskutoni fillimisht skicën. Ju nuk keni nevojë për çdo përgjigje përpara se të na kontaktoni. Një përshkrim i qartë i asaj që dini, asaj që ju nevojitet dhe asaj që mbetet fleksibël është e mjaftueshme për të filluar një bisedë planifikuese produktive.